Corporate Executive Assistant

Per società multinazionale che opera nel settore finanziario siamo alla ricerca di una figura di Corporate Executive Assistant. Richiesta conoscenza fluente della lingua inglese.

Si offre contratto a Tempo indeterminato con RAL fino a 50 k + Bonus e ticket restaurant.

Dopo il periodo di onboarding previsto smartworking anche più giorni alla settimana.

Posizione:

Stiamo cercando una figura di Corporate Executive Assistant che supporti l'Executive Team nella gestione delle attività strategiche e organizzative, facilitando la comunicazione interna ed esterna e garantendo flussi di lavoro efficienti.

La persona sarà un punto di riferimento per la gestione operativa delle priorità del Managing Director Administration e degli Executive, oltre a fornire supporto coordinativo sugli affari societari, in collaborazione con la PA to the Board Global locata a casa madre e i consulenti esterni.

È un ruolo ad alto livello di esposizione, che offre la possibilità di contribuire al funzionamento dei processi decisionali aziendali in un contesto dinamico e internazionale.

L’Executive team è attualmente composto da 4 persone.

Responsabilità principali:

• Gestire e coordinare l’agenda, la corrispondenza e le priorità del Managing Director e dell’Executive Team.
• Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita, assicurando completezza, ordine e tracciabilità delle comunicazioni ufficiali.
• Organizzare e gestire meeting interni ed esterni, incluse la preparazione dell’agenda, la predisposizione dei materiali di supporto, la protocollazione e la redazione dei verbali.
• Preparare e aggiornare documenti decisionali, presentazioni e protocolli a supporto delle riunioni executive e del Board.
• Presidiare le attività di affari societari, tra cui: gestione documentale e raccolta firme; supporto nella predisposizione e archiviazione dei verbali del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale; interfaccia con consulenti legali esterni e stakeholder istituzionali; supervisione dei processi di compliance e governance societaria.
• Accogliere e gestire ospiti, visitatori e partner strategici, garantendo un’esperienza professionale e coerente con i valori dell'aziendale.
• Gestire i rapporti con fornitori e partner esterni (es. agenzie viaggio, servizi di supporto eventi).
• Curare la corrispondenza con HQ e altri stakeholder, assicurando coerenza, tempestività e tono professionale.
• Pianificare e coordinare trasferte, viaggi e note spese.
• Supportare l’organizzazione di eventi corporate e istituzionali che coinvolgono l’Executive Team, in collaborazione con HQ.
• Gestire i flussi informativi e i follow-up delle attività assegnate agli executive, garantendo continuità e rispetto delle scadenze.
• Collaborare con la PA to the Board e con le principali funzioni aziendali, facilitando la comunicazione e l’allineamento organizzativo.
• Garantire il rispetto delle policy aziendali in materia di Compliance, Data Protection, AML e standard di Gruppo.

Requisiti:

Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:

• Almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili (Executive Assistant / Corporate Assistant)
• Esperienza in contesti strutturati, preferibilmente S.p.A. / multinazionali
• Inglese fluente, il tedesco sarà considerato un plus in fase di selezione
• Ottime competenze IT e ottima padronanza di PowerPoint ed Excel (costruzione tabelle Pivot)
• Standing relazionale elevato, comunicazione efficace, ascolto attivo
• Learning agility avanzata

Plus

• Conoscenza di contesti societari e Modello 231

Soft skills richieste:

• Eccellenti capacità organizzative e di time management.
• Comunicazione chiara, efficace e assertiva, con padronanza del linguaggio istituzionale.
• Elevato senso di responsabilità, riservatezza e attenzione ai dettagli.
• Intelligenza emotiva, ascolto attivo e capacità di leggere il contesto e i “non detti”.
• Orientamento al risultato e flessibilità nella gestione di priorità multiple.
• Attitudine alla collaborazione e alla gestione di relazioni interne ed esterne in modo professionale e costruttivo.
• Autonomia decisionale e spirito d’iniziativa nel perimetro di competenza.

Altre informazioni:

L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy https://www.wexecutive.eu/privacy-policy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.0000155 del 31/12/2021.