In breve. Il fascicolo del personale raccoglie tutti i documenti del rapporto di lavoro di un dipendente: assunzione, contratto, cedolini, presenze, formazione, sicurezza e cessazione. Non ha una scadenza unica: il Libro Unico del Lavoro va conservato 5 anni dall’ultima registrazione, la prova delle informazioni consegnate all’assunzione 5 anni dalla fine del rapporto e la cartella sanitaria e di rischio almeno 10 anni. Tenerlo digitale, ordinato per categorie e con scadenze automatiche è il modo più semplice per non perdere nulla.
Un controllo ispettivo, una richiesta di un ex dipendente, una contestazione su straordinari di tre anni fa: è in questi momenti che si scopre se l’archivio del personale funziona. Spesso i documenti ci sono, ma sono sparsi tra il cassetto del manager, la mail del consulente e la cartella condivisa di una sede.
In questa guida vediamo cosa deve contenere il fascicolo del personale, per quanto tempo vanno conservati i singoli documenti secondo le norme in vigore, quali regole privacy rispettare e come passare a un fascicolo digitale che si aggiorna da solo.
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Che cos’è il fascicolo del personale
Il fascicolo del personale è l’insieme ordinato dei documenti che riguardano un singolo dipendente, dall’assunzione alla cessazione e oltre. Per i datori di lavoro privati non esiste un modello imposto per legge: il fascicolo è il modo in cui l’azienda organizza documenti che hanno, ciascuno, obblighi e tempi di conservazione propri.
È anche lo strumento con cui l’azienda risponde al dipendente che chiede di accedere ai suoi dati: secondo le linee guida del Garante Privacy sul trattamento dei dati dei lavoratori, la richiesta di accesso può essere soddisfatta mettendo a disposizione proprio il fascicolo personale.
Cosa contiene il fascicolo del personale
Un fascicolo completo copre tutto il ciclo di vita del rapporto di lavoro. Conviene organizzarlo per sezioni fisse, uguali per tutti i dipendenti e per tutte le sedi, così chiunque in azienda trova lo stesso documento nello stesso posto.
- Anagrafica e identità: dati anagrafici, documento d’identità, codice fiscale, recapiti, IBAN per l’accredito dello stipendio.
- Assunzione: contratto o lettera di assunzione firmati, ricevuta della comunicazione obbligatoria (UNILAV), informazioni sulle condizioni di lavoro consegnate al dipendente, informativa privacy.
- Retribuzione: cedolini, Certificazione Unica, eventuali variazioni di livello, superminimi o accordi individuali.
- Orario e presenze: profilo orario, cartellini mensili approvati, straordinari autorizzati, ferie, permessi e malattie (solo con la prognosi, mai con la diagnosi).
- Formazione e sicurezza: attestati dei corsi, giudizio di idoneità alla mansione, consegna dei dispositivi di protezione.
- Gestione del rapporto: trasferimenti di sede, cambi di mansione, eventuali procedimenti disciplinari.
- Cessazione: dimissioni o licenziamento, ultimo cedolino, documenti di fine rapporto.
Se l’assunzione è già digitale, buona parte della sezione 2 si compila da sola: lo vediamo nella guida all’assunzione digitale per le aziende.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti del fascicolo del personale
Non c’è un termine unico: ogni documento segue la propria norma. Il riferimento più usato è di 5 anni per i documenti di lavoro e di 10 anni per quelli contabili e sanitari, ma il punto di partenza cambia: a volte si conta dall’ultima registrazione, a volte dalla fine del rapporto.
| Documento | Per quanto conservarlo | Riferimento |
|---|---|---|
| Libro Unico del Lavoro (dati di paga e presenze) | 5 anni dalla data dell’ultima registrazione | D.M. 9 luglio 2008, art. 6 |
| Prova della consegna delle informazioni sulle condizioni di lavoro | 5 anni dalla conclusione del rapporto | D.Lgs. 104/2022, art. 3 |
| Cedolini, cartellini e prove di pagamento | Consigliato: almeno 5 anni dalla cessazione | Prescrizione quinquennale (art. 2948 c.c.), che decorre dalla fine del rapporto |
| Scritture contabili e fatture | 10 anni dall’ultima registrazione | Art. 2220 c.c. |
| Cartella sanitaria e di rischio (originale) | Almeno 10 anni, salvo termini diversi | D.Lgs. 81/2008, art. 25 |
| Altri dati personali senza obbligo specifico | Solo per il tempo necessario allo scopo | GDPR, principio di limitazione della conservazione |
Il caso dei cedolini e dei cartellini merita attenzione. I crediti retributivi si prescrivono in cinque anni, ma secondo la Cassazione (sentenza n. 26246 del 6 settembre 2022, recepita dalla nota dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro del 30 settembre 2022) per i rapporti privati il termine parte dalla cessazione del rapporto. Tradotto: le prove su ore e pagamenti di un dipendente assunto dieci anni fa possono servire ancora cinque anni dopo che se n’è andato.
Per la sicurezza, l’art. 25 del D.Lgs. 81/2008 prevede che la cartella sanitaria sia custodita con il segreto professionale e che l’originale resti al datore di lavoro per almeno dieci anni: non va mischiata al resto del fascicolo.
Questi termini sono una sintesi: per i casi particolari (contenziosi aperti, agevolazioni contributive, esposizioni a rischi specifici) verifica sempre con il tuo consulente del lavoro.
Fascicolo del personale e privacy: le regole da rispettare
Conservare più a lungo “per sicurezza” non è una scelta neutra: il GDPR chiede di tenere i dati solo per il tempo necessario e di indicare nell’informativa il periodo di conservazione o i criteri per stabilirlo, come ricorda il Garante Privacy. Scaduto il termine, i documenti vanno cancellati o anonimizzati.
Le altre regole pratiche da applicare al fascicolo:
- dati sanitari separati: le linee guida del Garante chiedono di conservarli separatamente dagli altri dati, anche negli archivi cartacei;
- certificati senza diagnosi: all’azienda arriva solo l’attestato con inizio e durata presunta della malattia, la diagnosi va all’INPS;
- accessi limitati: solo chi gestisce il personale vede il fascicolo completo, e ogni incaricato deve avere istruzioni e formazione adeguate;
- risposta entro un mese: se un dipendente chiede di accedere ai propri dati, l’azienda deve rispondere entro un mese, estendibile in casi complessi.
Un archivio digitale con permessi per ruolo e sede rende queste regole molto più facili da rispettare rispetto a un armadio con faldoni condivisi.
Esempio pratico: un fascicolo per 120 dipendenti su 4 sedi
Esempio con numeri indicativi. Una catena retail con 4 punti vendita e 120 dipendenti, di cui 30 con contratti stagionali o a chiamata, gestisce in media 8–10 documenti nuovi per persona all’anno tra cedolini, cartellini, richieste di ferie, attestati e variazioni. Sono oltre mille documenti l’anno, prodotti da sedi diverse e da almeno tre soggetti: manager di negozio, ufficio HR e consulente del lavoro.
Senza un archivio unico ogni sede tiene la sua copia, gli attestati scaduti non li controlla nessuno e il cedolino si cerca nella mail del consulente. Con un fascicolo digitale per dipendente, ogni documento ha una categoria e una data, le scadenze arrivano come avviso e il fascicolo di un ex dipendente resta consultabile per tutto il periodo di conservazione. Per le scadenze, un scadenziario aziendale collegato al fascicolo evita di affidarsi alla memoria.
Come digitalizzare il fascicolo del personale in 6 passi
- Fai l’inventario. Elenca i documenti che produci per ogni dipendente e dove si trovano oggi: sedi, mail, consulente, cartelle condivise.
- Definisci le categorie. Usa le stesse sezioni per tutti (anagrafica, contratti, cedolini, CU, presenze, certificazioni) e un nome file standard.
- Assegna i tempi di conservazione. Per ogni categoria indica norma e durata partendo dalla tabella sopra, e riportali nell’informativa privacy.
- Collega le fonti. Contratti firmati digitalmente, cedolini e CU dal consulente, cartellini dal sistema presenze: meno caricamenti manuali, meno errori. Vedi come integrare il software di gestione del personale con quello delle paghe.
- Imposta permessi e scadenze. Chi vede cosa, per sede e per ruolo; avvisi automatici su documenti d’identità, attestati e contratti a termine.
- Chiudi il mese in modo ordinato. Un cartellino presenze approvato ogni mese è la prova più solida in caso di contestazioni su ore e straordinari.
Per i documenti che devono mantenere valore legale nel tempo, verifica con il consulente se serve un servizio di conservazione digitale conforme alle Linee guida AgID sul documento informatico. Il codice civile ammette la conservazione su supporti di immagini, purché i documenti restino conformi agli originali e sempre leggibili (art. 2220 c.c.).
Il fascicolo del personale digitale con Jobby
Con Jobby il fascicolo di ogni dipendente si costruisce mentre lavori, non a fine anno:
- scheda dipendente con anagrafica, contratto, retribuzione, profilo orario e straordinari in un unico posto;
- archivio documenti diviso per categorie: documenti, contratti, moduli integrativi, cedolini, Certificazioni Uniche e certificazioni;
- scadenze con alert e verifica dell’identità del dipendente;
- assunzione digitale: contratto da template, firma con OTP certificata, UNILAV e comunicazioni obbligatorie automatiche, tutto archiviato nel fascicolo;
- presenze e cartellino mensile approvato e collegato al tracciato paghe;
- integrazione paghe con Zucchetti, TeamSystem, Inaz, ADP e altri, con scambio di cedolini e CU con il consulente;
- app dipendente da cui ogni persona consulta i propri documenti e firma i contratti.
Jobby è già usato da oltre 100 aziende di ristorazione, retail, hotel, eventi e cinema per assumere, gestire e amministrare il personale operativo senza caos.
Domande frequenti
È l’insieme ordinato dei documenti di un dipendente: anagrafica, contratto, comunicazioni di assunzione, cedolini, presenze, formazione, sicurezza e cessazione. Per i datori di lavoro privati non ha un modello obbligatorio, ma ogni documento che contiene ha regole di conservazione proprie.
Dipende dal documento: il Libro Unico del Lavoro 5 anni dall’ultima registrazione, la prova delle informazioni consegnate all’assunzione 5 anni dalla fine del rapporto, le scritture contabili 10 anni e la cartella sanitaria e di rischio almeno 10 anni. Per cedolini e cartellini è prudente arrivare ad almeno 5 anni dalla cessazione.
Sì, nella maggior parte dei casi. Il codice civile ammette la conservazione su supporti di immagini se i documenti restano conformi e leggibili. Per i documenti che devono mantenere valore legale nel tempo conviene valutare con il consulente un servizio di conservazione digitale conforme alle linee guida AgID.
Sì. Il dipendente ha diritto di accedere ai dati personali che lo riguardano e l’azienda deve rispondere entro un mese, termine estendibile nei casi complessi. Il Garante Privacy indica che la richiesta può essere soddisfatta mettendo a disposizione il fascicolo personale.
No. Al datore di lavoro spetta solo l’attestato con l’inizio e la durata presunta della malattia; la diagnosi è destinata all’INPS. Se arriva un certificato con la diagnosi visibile, va oscurata, e i dati sanitari vanno sempre conservati separati dal resto del fascicolo.
Metti in ordine il fascicolo del personale, una volta per tutte
Un fascicolo del personale ordinato non serve solo il giorno dell’ispezione: fa risparmiare tempo ogni mese, protegge l’azienda nelle contestazioni e rispetta la privacy dei dipendenti. Categorie fisse, tempi di conservazione chiari e documenti che arrivano da soli sono le tre leve che fanno la differenza.
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